Hoe krijg ik meer overzicht in mijn offertes?
Wij bij Reuzenpanda zijn echt niet perfect, verre van zelfs. Tegen de lamp lopen, leren van je eigen fouten, het hoort er allemaal bij. Een probleem waar we vooral last van hadden was de overzichtelijkheid in onze mail. Tientallen offertes kwamen binnen en helaas raakte we deze ook wel eens kwijt, of we nou het offertenummer kwijt waren of de volledige offerte in onze mail, deze fout kwam gewoon regelmatig voor. Dit is natuurlijk ontzettend vervelend en ook totaal niet handig.In deze blog ga ik je vertellen waarom overzichtelijkheid ontzettend belangrijk is. Hoe mail hier vaak maar gedeeltelijk (of helemaal niet naar mijn mening) in slaagt en hoe wij met onze software dit probleem volledig oplossen.
Maar waarom is overzicht nou zo belangrijk?
Zeggen dat overzicht belangrijk is, is ontzettend hard een open deur intrappen en dat weet ik ook. EN TOCH betrap ik mezelf en andere regelmatig op vooral niet overzicht houdend gedrag en dan vooral in mijn mail. Ik bedoel nieuwsbrieven van Adidas, persoonlijke mails en werkmails (dus ook de offertes) staan helaas wel eens dwars door elkaar. Maar overzicht is toch zo fijn he, overzicht brengt structuur en structuur geeft rust. Wanneer je deze rust en structuur ervaart zal je productiviteit ook ontzettend stijgen. We leven in een tijd waar tijd altijd met geld wordt geassocieerd, dus iedereen en ik zelf ook wil zo efficiënt proberen te werken. Zoeken in een onoverzichtelijke overvolle mailbox valt nou niet persé onder efficiënt werken. Wanneer het allemaal wat meer op rolletjes loopt haal je ook meer voldoening uit het werk wat je doet, want je krijgt gewoon veel meer gedaan en dat vindt die dopamine-aanmaak in jouw hersenen heerlijk.
Waarom werkt mail maar half met offertes…?
Natuurlijk zijn er binnen de mail al oplossingen om een beetje structuur aan te leggen. Allereerst is er de meest logische, plan een grondige opruimactie. Verwijder oude mails met offertes waar geen akkoord op is gegeven en verwijder die oude mails (waar je ook sowieso niks meer mee gaat doen) ook maar eens. Makkelijker gezegd dan gedaan he ;-). Ik hoop het natuurlijk niet, maar als jouw mail er hetzelfde als die van mij uitziet, dan staan er nog tientallen ongeopende offertes die ik nog moet doorsturen. En we zijn nog niet eens begonnen met de mailtjes die ik daarbuiten nog moet verwijderen. Hier spreken we dan niet van tientallen, maar misschien wel over een paar honderd… Het moge dus wel duidelijk zijn dat aan dit probleem iets gedaan moet worden. De eerste oplossing die ik hier voor had werkte maar gedeeltelijk, maar ik ga hem evengoed wel delen, want het bespaart al enorm veel tijd! 3 mapjes, 3 mapjes heb ik gemaakt om het leven even wat makkelijker te maken. 1. De offertes waar een akkoord op is gegeven, 2. De offertes die nog in afwachting zitten en 3. De offertes die afgewezen zijn. Prima tip, werkt al een stuk beter dan geen mapjes te gebruiken, maaaaar kan nog steeds beter naar mijn mening. Ik bedoel maar, die offertes moeten evengoed van map naar map verplaatst worden EN je moet ze ook nog allemaal zelf versturen naar de klant.
Reuzenpanda 1 – 0 Mail
Cocky he, Reuzenpanda 1 – 0 Mail, maar naar mijn mening sta ik volledig in mijn recht om dit te schrijven, want oh my god, dit heeft me zo veel tijd bespaart! Ik zal het even wat duidelijker uitleggen, want jullie zijn mogelijk nog niet bekend met de software. In de software worden de offertes net zoals voorheen in mijn mail onderverdeeld in de drie zelfde mapjes. Maar hier komt het fijne, dit hoef je allemaal niet zelf te doen. Wanneer de offerte binnenkomt of van status verandert zal hij zelf van map naar map verplaatst worden, dus je hoeft dit niet meer zelf te doen, dit wordt voor je gedaan! Voorheen moest je zelf alles mailen wanneer je een akkoord kreeg, die tijd is verleden tijd, want de software stuurt automatisch gewoon lekker een mailtje met het ‘bedankt voor uw akkoord’ :-), super handig toch!
Wil jij geen tijd meer verspillen met offertes?
Wij hebben namelijk de volledig gratis uit te proberen offerte software die ervoor gaat zorgen dat jij geen minuut meer verspilt aan het opstellen van offertes. Dit systeem zorgt er namelijk voor dat dit volledig automatisch voor jou wordt gedaan! Klik hieronder om het gratis uit te proberen!
